Datenaustausch
Mit Datenaustausch wird ganz allgemein der Austausch von Informationen bezeichnet. Im allereinfachsten Fall kann man also den Austausch von kleinen Zetteln, Briefen oder ähnliches auf denen Informationen notiert sind als Datenaustausch bezeichnen.In der EDV wird damit der Austausch von von Dateien zwischen verschiedenen Computern auf denen möglicherweise auch noch unterschiedliche Betriebssysteme und Anwendungsprogramme laufen bezeichnet. In diesem Umfeld läuft der Austausch im einfachsten Fall über Disketten, CDs und andere Datenträger oder über Netzwerke wie Intranet und Internet. Für vertrauliche Daten wird die Gegenstelle meist direkt über ISDN-Leitungen angewählt und die Daten verschlüsselt gesendet damit kein Unbefugter diese empfangen und lesen kann.
Austausch von CAD-Daten
Der Austausch von CAD-Daten zwischen verschiedenen Programmen ist sehr komplex, deshalb auch teuer und muß oft mehrmals mit unterschiedlichen Austauschformaten wie DXF, STEP und IGES getestet werden um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu bringen. In vielen Fällen muß die Zeichnung und/oder das dreidimensonale Modell nachbearbeitet oder gar neu erstellt werden. Viele Firmen nehmen deshalb Daten in anderen Formaten nicht mehr an.
Austausch von Genealogiedaten
Für die Ahnenforschung gibt es mit GEDCOM eine Spezifikation die den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Computerprogrammen ermöglicht.
Austausch von Textdateien
Da das Office-Paket der Firma Microsoft sehr verbreitet ist werden oft Textdateien in den Formaten dieser Firma verschickt in der Annahme das die Gegenseite das problemlos lesen kann. Dieses Vorgehen hat mehrere große Nachteile:
- Der Empfänger ist beinahe dazu gezwungen sich auch so ein nicht ganz billiges Programmpaket zu kaufen oder was auch in vielen Fällen getan wird einfach eine Raubkopie auf seinem Rechner zu installieren. Die Alternative mit dem kostenlosen OpenOffice die Dateien zu öffnen und in den meisten Fällen problemlos weiterzubearbeiten ist vielen immer noch unbekannt.
- Geheimhaltungsgründe sprechen gegen den Austausch von Dokumenten die mit MS Word, MS Excel und MS Powerpoint erstellt wurden: Diese Programme speichern sogenannte Metainformationen wie zum Beispiel den ursprünglichen Autor und alte Versionen des Dokuments die der Empfänger möglicherweise nicht wissen sollte mit ab. Was aber noch gefährlicher sein kann ist die Speicherung von Daten aus der Zwischenablage. So ist es schon vorgekommen das ein Personalleiter einen Brief verschickt hat. Der Empfänger hat den Brief geöffnet und wollte etwas kopieren und hatte dann auf einmal die Gehaltsliste von sämtlichen Mitarbeitern auf dem Bildschirm. Diese Daten werden gelöscht, wenn man das Dokument nicht einfach mit Speichern sondern mit Speichern unter sichert.
- Sicherheitstechnisch ist der Datenaustausch mit Office-Dateien möglichst zu vermeiden, da immer mehr sogenannte Makro-Viren auftauchen die das System schwer beschädigen können.
- Das Layout eines Dokuments sieht im Gegensatz zur weitverbreiteten Meinung auch nicht auf jedem PC gleich aus, wenn zum Beispiel verschiedene Schriftarten oder unterschiedliche Drucker installiert sind.
- Bilder sollten wegen der Dateigröße auch nicht als Office-Dokument verschickt werden sondern in einem geeigneten Grafikformat wie zum Beispiel JPG, PNG oder GIF.
- Für die Darstellung eines Textes ohne Layout und Bilder sollten die Dokumente als TXT- oder RTF-Datei gespeichert werden oder wenn man sowieso ein E-Mail schreibt reicht es meist einfach den Text über die Zwischenablage einfügen und ihn nicht als Anhang mitschicken.
- Für die Darstellung von Texten mit Bildern bei denen es nicht auf das Layout ankommt kann man HTML-Dateien verwenden.
- Bei Dateien, die nicht verändert werden sollten und bei denen es auf das Layout ankommt bietet sich PDF an.
- Soll das Dokument vom Empfänger geändert werden können kommt man an einem Office-Format nicht vorbei. Man sollte sich aber vorher absprechen und nicht stillschweigend davon ausgehen, daß der Empfänger das Programm xyz hat.
